Esitietolomake ja potilaan informaatiolomake
EU:n tietosuoja-asetus muuttaa potilaalle annettavaa informaatiota häneltä esitietoja kerättäessä. Potilaan informointi on aiemmin toteutunut esitietolomakkeen lopussa olleella infolla. Uuden tietosuoja-asetuksen mukainen informointi on kuitenkin huomattavasti laajempi. Informointi sisältää paljon sellaista tietoa, joka aiemman henkilötietolain mukaisesti sisällytettiin rekisteriselosteeseen.
Informointi erilliselle lomakkeelle
Hammaslääkäriliiton Kustannus on muokannut jäsenille myytävää esitietolomaketta. Aiemman info-osuuden tilalla on viittaus potilaalle erillisellä informaatiolomakkeella annettavaan tietoon. Myös esitietolomakkeen kieliversiot (ruotsi, englanti, venäjä) on muutettu näiltä osin.
Informaatio annetaan potilaalle erillisellä informaatiolomakkeella, jonka pohjan löydät tämän sivun oikeasta alalaidasta. Lomakkeesta löytyy myös kieliversiot ruotsiksi, englanniksi ja venäjäksi. Informaatiolomake on täytettävä – kukin rekisterinpitäjä täyttää siihen omia tietojaan ja tulostaa lomakkeen sitten täytettynä omaan käyttöönsä.
Lomake on Word-muodossa. Siinä on täytettäviä kenttiä ja suluissa täyttöohjeita. Täytettäviin kenttiin täytetään oman vastaanoton tiedot, ja sulkeissa olevat täyttöohjeet poistetaan ennen tulostusta.
Tulostetun informaatiolomakkeen voi esimerkiksi päällystää ja antaa potilaille luettavaksi samalla, kun antaa hänelle täytettäväksi esitietolomakkeen. Näin jokaiselle potilaalle ei tarvitse erikseen tulostaa informaatiolomaketta.
Vuokralaishammaslääkärit itse rekisterinpitäjiä
On tärkeä huomata, että jos vastaanotolla on vuokralaishammaslääkäreitä, he toimivat itse rekisterinpitäjinä. Näin ollen informaatiolomakkeessa täytyy rekisterinpitäjänä ilmoittaa kyseinen vuokralainen silloin, kun potilas tulee tämän hoitoon. Vuokranantaja voidaan ilmoittaa rekisterinpitäjän edustajana.
Tietosuojavaltuutettu on ilmoittanut, että tietosuoja-asetuksen piirissä ei ole enää tarpeen pitää yllä erillistä rekisteriselostetta. Rekisteriselosteen sisältämä tieto välittyy jatkossa rekisteröidylle informaatiolomakkeella. Informaatiolomake on julkaistava yrityksen verkkosivuilla: https://tietosuoja.fi/artikkeli/-/asset_publisher/tietosuoja-asetus-ei-edellyta-entisen-kaltaista-rekisteri-tai-tietosuojaselostetta.
Tällä hetkellä on epäselvää, miten tämä vaikuttaa niihin lukuisiin viranomaisten vaatimiin tietojoukkoihin, joihin sisältyy rekisteriseloste. Tällainen on esimerkiksi yksityisen terveydenhuollon lupahakemuksen liiteluettelo.
Tietosuoja-asetuksen siirtymäaika päättyi 25.5.2018. Tästä eteenpäin rekisterinpitäjien on noudatettava tietosuoja-asetuksen säännöksiä. Hammaslääkäriliitto on julkaissut ohjeen tietosuoja-asetuksen noudattamisesta jäsensivuillaan (kirjautuminen jäsentunnuksilla).